3 nguyên tắc giao tiếp hiệu quả nơi công sở

Trong cuốn sách “Im lặng và nói gì đó: Các chiến lược giao tiếp công sở để vượt qua thách thức và gây ảnh hưởng với người khác”, tác giả Karen Friedman, cựu phóng viên truyền hình với 19 năm kinh nghiệm từng làm việc tại các thành phố Milwaukee, Huntsville và Ala của Mỹ, và nay là Giám đốc Công ty tư vấn giao tiếp Karen Friedman Enterprises đã chia sẻ những nguyên tắc giao tiếp công sở rất đáng lưu ý.

Trọng tâm và ngắn gọn

Nguyên tắc thứ nhất, theo Karen, hãy triệt để tuân thủ tính trực diện, đi vào vấn đề và càng chính xác càng tốt. Tình trạng giao tiếp mập mờ quá phổ biến tại các môi trường công sở.
Để thực hiện tốt nguyên tắc này, tốt nhất bạn hãy đi theo những nguyên tắc viết tin của các phóng viên, cung cấp đủ thông tin cho 5 chữ “Wh”: Ai (Who), cái gì (What), ở đâu (Where), khi nào (When) và tại sao (Why).

Đôi khi chính các lãnh đạo cũng mập mờ chẳng khác gì nhân viên cấp dưới. Chẳng hạn, nhiều sếp thường nói: “Anh có thể làm cho tôi báo cáo đó không? Nó rất quan trọng và tôi muốn có nó”. Tuy nhiên, có một cách truyền đạt thông tin này hiệu quả hơn: “Anh có thể làm báo cáo đó cho tôi không? Tôi cần anh nộp nó cho tôi trước 5 giờ chiều ngày thứ 6 tuần này”.

Nguyên tắc thứ hai mà tác giả Friedman cũng rút ra từ kỹ năng tác nghiệp báo chí: Đi thẳng vào tít bài chính. Quá nhiều người trong chúng ta đang mắc bệnh dài dòng.

Bà giải thích: “Người ta không cần biết mọi điều chúng ta biết. Hãy nghĩ về điều quan trọng nhất anh cần làm, ý tưởng trung tâm. Giả sử nếu máy tính của anh bỗng dưng bị “đơ” hay chuông báo cháy réo ầm lên, người ta sẽ muốn nghe anh nói gì nhất?”.

Không chỉ là lời nói

Thái độ của bạn trong khi nói cũng rất quan trọng. “Thông điệp của bạn không chỉ nằm trong lời nói”, Friedman giải thích, “nó còn nằm ở chính bạn”.

Nếu bạn bỏ tay vào túi, ngọ nguậy bàn chân hay lảng tránh cái nhìn, mọi người sẽ cảm giác bạn không muốn nói chuyện với họ.

Bà khuyên: “Hãy vờ như đồng nghiệp của bạn cũng giống đứa con 5 tuổi đáng yêu của bạn, chắc chắn bạn sẽ dồn mọi quan tâm vào ánh mắt bạn dành cho họ”.

Nên nhớ rằng thế giới này không quay quanh bạn, vậy nên loại bỏ “cái tôi” trong quan điểm có lẽ là bài học khó khăn nhất theo quan điểm của bà Friedman. Nếu bạn cởi mở với những quan điểm và góc nhìn khác, bạn sẽ thấy dễ dàng làm rõ thông điệp của mình hơn.

Hãy hỏi những câu hỏi mở. Việc này có thể cần thêm thời gian, hãy làm rõ những góc độ xuất phát quan điểm của người khác và phòng ngừa hiểu lầm. Chẳng hạn bạn có thể nói: “Tôi không chắc là đã hiểu anh đang nói gì, vậy anh có thể cho tôi một ví dụ không?”.

Không nói xấu người khác

Một nguyên tắc giao tiếp nữa mà Friedman tỏ ra tâm đắc, đó là nếu không có gì hay ho để nói, bạn không nên nói gì cả.

“Đừng nói những chuyện không hay về các đồng nghiệp khi họ không có mặt ở đó. Điều đó chỉ cho thấy bạn là kẻ buôn chuyện và là người không đáng tin”, theo Friedman.

Có thể bạn cảm giác làm như vậy mình sẽ trở nên thân thiết với người khác, nhưng rốt cuộc chỉ là “ngưu tầm ngưu mã tầm mã” thôi.

Khi biết một tin tức không hay nào đó, hãy nói ra một cách thẳng thắn. Đúng là rất khó để nói về chuyện ai đó bị sa thải hay giảm biên chế. Nếu bạn đã biết thông tin đó thì các nhân viên cũng như đồng nghiệp khác của bạn cũng sẽ biết. Tốt hơn hết là hãy thẳng thắn với họ thay vì không nói gì, ngay cả khi bạn không thể giúp họ có câu trả lời mong muốn.

Hãy luôn trao đổi những tin xấu một cách riêng tư. Báo tin xấu qua email có vẻ dễ làm hơn, nhưng hãy tưởng tượng xem bạn cảm giác như thế nào nếu bạn biết tin người bạn thân nhất của mình vừa bị sa thải thông qua email chứ không phải qua một ai khác.

Nguyên tắc cuối cùng, đừng là người bi quan trong giao tiếp. Ngay cả khi bạn nghĩ đồng nghiệp hay sếp của mình hoàn toàn sai trong việc gì đó, bạn vẫn có thể gặp họ trực tiếp và đặt những câu hỏi mở thể hiện thái độ tôn trọng và tinh thần xây dựng.

Theo Doanh Nhân Sài Gòn/ Forbes

Bí quyết giao tiếp từ vua Solomon

Lời nói có sức mạnh tựa như lưỡi gươm ngàn cân, nó có thể đưa bạn đến đỉnh cao quyền lực và thành công song cũng có thể hủy diệt bạn. 

Lời nói có sức mạnh tựa như lưỡi gươm ngàn cân, nó có thể đưa bạn đến đỉnh cao quyền lực và thành công song cũng có thể hủy diệt bạn. Những bí quyết giao tiếp từ vua Solomon - người được mệnh danh là “người giàu nhất thế gian” sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn sức mạnh của lưỡi gươm báu này.

1. Hãy nói theo cách khiến mọi người muốn nghe

Với hầu hết mọi người, nói đơn giản chỉ là nói ra bất cứ điều gì họ muốn, họ nghĩ mà không quan tâm đến tính xác thực và giá trị của chúng. Khi muốn người khác hiểu rõ và thông cảm, bạn cần phải nói theo cách dễ nghe, dễ hiểu. Một người khôn ngoan sẽ tìm mọi cách để người khác tiếp thu lời nói của mình. 

2. Học cách trở nên thuyết phục hơn

Bạn đừng nói năng tùy tiện mà hãy kiểm soát những gì bạn nói. Hãy học khi nào nên nói, khi nào không và nên nói cái gì trước. Đối với một số người, điều này thật dễ dàng. Nhưng đối với những người khác, nó có thể rất khó khăn.

Một lợi ích dễ dàng nhận thấy là, khi không nói bạn có thể lắng nghe. Bạn sẽ hiểu rõ hơn cách nhìn nhận của người khác và quan điểm của họ. 

Đôi khi người ta thường đồng nhất sự thuyết phục với mánh khóe. Nhưng đó là sai lầm. Không gì rõ ràng hơn sự thật. Mánh khóe là sử dụng bất cứ điều gì, kể cả sự lừa gạt để thuyết phục ai đó làm điều trái với lợi ích của họ.

Sự thuyết phục cho phép bạn thể hiện rõ ràng quan điểm của mình, khuyến khích ai đó làm những gì bạn tin là tốt nhất đối với họ và lợi ích chung. 

3. Hãy nghe trước khi nói

Nếu trả lời một ai đó trước khi nghe họ trình bày quan điểm, chúng ta sẽ trở thành những người thô lỗ và ngốc nghếch. Bạn có từng gặp những người luôn có thói quen nói trước khi bạn nói hết suy nghĩ của mình? Điều đó cứ như anh ta đang trình bày nốt quan điểm của mình cho bạn nghe vậy. Đáng buồn là anh ta thường đưa ra những kết luận hoàn toàn sai lầm.

Không thể nói anh ta là người thô lỗ nhưng rõ ràng anh ta đã mắc sai lầm trong đánh giá. Tại sao lại mạo hiểm như vậy trong khi chúng ta có thể chỉ cần kiên nhẫn một chút chờ người kia nói xong?

4. Nói chậm rãi và thận trọng với lời nói của mình

Lời nói đã thốt ra không bao giờ lấy lại được. Hơn bất kỳ ai, Solomon biết sức mạnh không ngờ tới mà ngôn từ mang lại: “Người nào giữ gìn môi miệng sẽ giữ linh hồn mình, còn hủy hoại sẽ đến với kẻ hay hở môi”.

Ông cũng cho rằng một người ăn nói hấp tấp thậm chí còn không có hy vọng bằng một kẻ ngu dại.

5. Không bao giờ hạ thấp người khác, hãy nâng họ lên

Nói những điều gây đau lòng và làm tổn thương người khác rất dễ, dù là nói trước mặt hay sau lưng. Chúng ta thường biện hộ rằng những người khác cũng làm như thế.

Solomon mô tả: “Lời nói thiếu suy nghĩ như lưỡi gươm đâm thủng”. Ông nói rằng, một người khôn ngoan sẽ sử dụng ngôn từ của mình để nâng người khác lên và chữa lành những vết thương và củng cố cái tôi của họ.

Chúng ta thường có xu hướng tán gẫu nơi công sở, hoặc sử dụng những từ ngữ đầy nóng giận để phòng vệ khi bị tấn công. Solomon khuyên chúng ta không nên làm như vậy mà nên thay thế các từ ngữ có tính tiêu cực bằng những từ có tính tích cực.

Khi tán gẫu về người khác, thay vì phê phán, bạn hãy nói một cách tích cực. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy cuộc nói chuyện nhanh chóng chuyển từ tiêu cực sang tích cực.

6. Hãy ngừng lại khi bạn đã nói xong

Có rất nhiều người khi đã mở miệng thì khó có thể ngừng lại. Solomon cảnh báo, khi đã trình bày xong quan điểm mà bạn vẫn tiếp tục nói, có thể bạn sẽ nói ra điều ngu ngốc.

Hãy trình bày quan điểm của mình một cách ngắn gọn và sau đó im lặng. Người đưa ra quan điểm có sức hút mạnh mẽ chỉ gói gọn trong vài lời nói được đánh giá rất cao.

7. Hãy chia sẻ sự khôn ngoan thật sự

Solomon khuyên mọi người nên chia sẻ những điều thực sự đáng giá. Các bậc ông bà, cha mẹ, những người hướng dẫn và các giám đốc nên hào phóng chia sẻ sự khôn ngoan từ kinh nghiệm của họ với con cái, cháu chắt, nhân viên, đối tác, đồng nghiệp.

8. Luôn nói sự thật

Khi nói dối, người ta nghĩ rằng mình đang che mắt người khác. Theo Solomon, nói dối không phải là cách xử trí thông minh.

Tập đoàn Enron, Tyco và Worldcom từng nghĩ rằng họ đã rất khôn ngoan với “tài khoản sáng tạo” của họ. Nhưng họ chỉ làm giả các con số. Những lời nói dối đã khiến họ và các nhân viên, cổ đông của họ phải trả giá đắt. Thậm chí, những lời nói dối “không đáng kể” cũng có thể mang lại hậu quả nặng nề.

Trích "Người giàu nhất thế gian"/ HỌC LÀM GIÀU