3 nguyên tắc giao tiếp hiệu quả nơi công sở

Trong cuốn sách “Im lặng và nói gì đó: Các chiến lược giao tiếp công sở để vượt qua thách thức và gây ảnh hưởng với người khác”, tác giả Karen Friedman, cựu phóng viên truyền hình với 19 năm kinh nghiệm từng làm việc tại các thành phố Milwaukee, Huntsville và Ala của Mỹ, và nay là Giám đốc Công ty tư vấn giao tiếp Karen Friedman Enterprises đã chia sẻ những nguyên tắc giao tiếp công sở rất đáng lưu ý.

Trọng tâm và ngắn gọn

Nguyên tắc thứ nhất, theo Karen, hãy triệt để tuân thủ tính trực diện, đi vào vấn đề và càng chính xác càng tốt. Tình trạng giao tiếp mập mờ quá phổ biến tại các môi trường công sở.
Để thực hiện tốt nguyên tắc này, tốt nhất bạn hãy đi theo những nguyên tắc viết tin của các phóng viên, cung cấp đủ thông tin cho 5 chữ “Wh”: Ai (Who), cái gì (What), ở đâu (Where), khi nào (When) và tại sao (Why).

Đôi khi chính các lãnh đạo cũng mập mờ chẳng khác gì nhân viên cấp dưới. Chẳng hạn, nhiều sếp thường nói: “Anh có thể làm cho tôi báo cáo đó không? Nó rất quan trọng và tôi muốn có nó”. Tuy nhiên, có một cách truyền đạt thông tin này hiệu quả hơn: “Anh có thể làm báo cáo đó cho tôi không? Tôi cần anh nộp nó cho tôi trước 5 giờ chiều ngày thứ 6 tuần này”.

Nguyên tắc thứ hai mà tác giả Friedman cũng rút ra từ kỹ năng tác nghiệp báo chí: Đi thẳng vào tít bài chính. Quá nhiều người trong chúng ta đang mắc bệnh dài dòng.

Bà giải thích: “Người ta không cần biết mọi điều chúng ta biết. Hãy nghĩ về điều quan trọng nhất anh cần làm, ý tưởng trung tâm. Giả sử nếu máy tính của anh bỗng dưng bị “đơ” hay chuông báo cháy réo ầm lên, người ta sẽ muốn nghe anh nói gì nhất?”.

Không chỉ là lời nói

Thái độ của bạn trong khi nói cũng rất quan trọng. “Thông điệp của bạn không chỉ nằm trong lời nói”, Friedman giải thích, “nó còn nằm ở chính bạn”.

Nếu bạn bỏ tay vào túi, ngọ nguậy bàn chân hay lảng tránh cái nhìn, mọi người sẽ cảm giác bạn không muốn nói chuyện với họ.

Bà khuyên: “Hãy vờ như đồng nghiệp của bạn cũng giống đứa con 5 tuổi đáng yêu của bạn, chắc chắn bạn sẽ dồn mọi quan tâm vào ánh mắt bạn dành cho họ”.

Nên nhớ rằng thế giới này không quay quanh bạn, vậy nên loại bỏ “cái tôi” trong quan điểm có lẽ là bài học khó khăn nhất theo quan điểm của bà Friedman. Nếu bạn cởi mở với những quan điểm và góc nhìn khác, bạn sẽ thấy dễ dàng làm rõ thông điệp của mình hơn.

Hãy hỏi những câu hỏi mở. Việc này có thể cần thêm thời gian, hãy làm rõ những góc độ xuất phát quan điểm của người khác và phòng ngừa hiểu lầm. Chẳng hạn bạn có thể nói: “Tôi không chắc là đã hiểu anh đang nói gì, vậy anh có thể cho tôi một ví dụ không?”.

Không nói xấu người khác

Một nguyên tắc giao tiếp nữa mà Friedman tỏ ra tâm đắc, đó là nếu không có gì hay ho để nói, bạn không nên nói gì cả.

“Đừng nói những chuyện không hay về các đồng nghiệp khi họ không có mặt ở đó. Điều đó chỉ cho thấy bạn là kẻ buôn chuyện và là người không đáng tin”, theo Friedman.

Có thể bạn cảm giác làm như vậy mình sẽ trở nên thân thiết với người khác, nhưng rốt cuộc chỉ là “ngưu tầm ngưu mã tầm mã” thôi.

Khi biết một tin tức không hay nào đó, hãy nói ra một cách thẳng thắn. Đúng là rất khó để nói về chuyện ai đó bị sa thải hay giảm biên chế. Nếu bạn đã biết thông tin đó thì các nhân viên cũng như đồng nghiệp khác của bạn cũng sẽ biết. Tốt hơn hết là hãy thẳng thắn với họ thay vì không nói gì, ngay cả khi bạn không thể giúp họ có câu trả lời mong muốn.

Hãy luôn trao đổi những tin xấu một cách riêng tư. Báo tin xấu qua email có vẻ dễ làm hơn, nhưng hãy tưởng tượng xem bạn cảm giác như thế nào nếu bạn biết tin người bạn thân nhất của mình vừa bị sa thải thông qua email chứ không phải qua một ai khác.

Nguyên tắc cuối cùng, đừng là người bi quan trong giao tiếp. Ngay cả khi bạn nghĩ đồng nghiệp hay sếp của mình hoàn toàn sai trong việc gì đó, bạn vẫn có thể gặp họ trực tiếp và đặt những câu hỏi mở thể hiện thái độ tôn trọng và tinh thần xây dựng.

Theo Doanh Nhân Sài Gòn/ Forbes

20 phút mỗi ngày

Cách bạn bắt đầu hay kết thúc một ngày đều có liên đới thiết yếu đến chất lượng công việc và cuộc sống của cả ngày hoặc tuần làm việc tiếp theo.

Dù là buổi sáng vội vàng tới công sở hay lúc chiều mau chóng rút về thì chúng ta vẫn thường rơi vào trạng thái chăm chăm “đến đó” hay “rời khỏi đó”. Ta quên mất rằng, có những điều nho nhỏ nhưng lại khiến cuộc sống trở nên giản dị, cân bằng và hiệu quả công việc cũng gia tăng.

Không phải cứ cố gắng làm càng nhiều càng tốt. Quan trọng là bạn hoàn thành được bao nhiêu việc và dấu ấn của những công việc đó như thế nào. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, tác giả bài báo này đã chia sẻ kinh nghiệm của anh trong việc sử dụng 20 phút mỗi ngày (10 phút đầu ngày và 10 phút cuối ngày) để đạt hiệu quả tối đa trong công việc.

Bắt đầu bằng...

Đừng check email, tin nhắn hay Facebook vào buổi sáng 

Julie Morgenstern, tác giả cuốn “Đừng check mail buổi sáng: Và những chiến lược bất ngờ khác để công việc của bạn hiệu quả” cho rằng, bạn không nên mở email ngay đầu ngày làm việc. Thay vào đó, hãy thử bắt đầu bằng một công việc khác.

Vì sao phải tránh email? Theo Ron Friedman, nhà tâm lý xã hội học viết trên tờ Psychology Today: “Những việc này sẽ làm phân tán độ tập trung của chúng ta, đặt ta vào thế thụ động khi những ưu tiên của người khác chiếm thế trung tâm. Nó cũng hệt như việc bạn đi vào bếp tìm cái bình để lau hay tìm cái chảo để cọ vậy”.

Tác giả bài báo này chọn cách bắt đầu ngày mới với việc tập trung vào những xúc cảm yêu thương, tạo cảm hứng và học tập. Thay vì lao ngay vào công việc, anh xem một đoạn video truyền cảm hứng sống của TED Talk hoặc rèn luyện một vài kỹ năng mới trong công việc của anh. 

Lên kế hoạch

Dành ra một vài khoảnh khắc để tập trung vào những việc bạn muốn hoàn thành

Để làm việc hiệu quả tối đa, bạn hãy thử bắt đầu mỗi ngày bằng việc lên kế hoạch. Sau khi tới công sở, hãy ngồi xuống bạn và sắp xếp công việc của bạn. Hãy dành ra một vài khoảnh khắc để tập trung vào những việc bạn muốn hoàn thành.

Đừng lao ngay vào phản ứng với những vấn đề hay rắc rối công việc mà người khác ấn vào cho bạn. Hãy lên danh sách công việc, có thể viết lên điện thoại, viết lên bảng hay trên mẩu giấy, ghi rõ những ưu tiên của bạn để chúng luôn giành được sự tập trung cao nhất của bạn trong ngày.

Đưa ra những quyết định quan trọng

Hãy đưa ra những quyết định quan trọng ngay lúc khởi đầu mỗi ngày nếu có thể.
Hãy sử dụng thời gian và sự tĩnh lặng sáng sớm để làm thanh sạch đầu óc và quyết định xem bạn sẽ tiến tới như thế nào với ý tưởng sản phẩm mới, hay bạn sẽ làm gì để tuyển được một nhân viên mới bạn cần.

Bất kể những quyết định lớn sẽ đè nặng tâm trí bạn như thế nào thì cũng đừng để nó trở thành vật cản trì níu đầu óc bạn trong suốt ngày hôm đó. Hãy gạt bỏ ngay trong công việc đầu ngày.

Giải quyết công việc “khó nhằn” nhất trước

Đây là một ý tưởng rất nổi tiếng của nhà diễn thuyết lừng danh Brian Tracy trong cuốn sách “Hãy ăn con ếch xấu xí!” của ông.

Nguyên lý của nó là thế này: khi tới nơi làm việc buổi sáng, bạn nên cố gắng tấn công vào công việc quan trọng và khó khăn nhất. Brian Tracy hình tượng hóa nó bằng hình ảnh con ếch.

Người ta luôn muốn trì hoãn những công việc khó khăn sang ngày hôm sau, rồi ngày hôm sau nữa. Việc trì hoãn có thể còn kéo dài mãi vì bạn sẽ luôn cảm thấy mình không có đủ thời gian để làm nó. Chính vì thế, nếu bạn có một công việc tựa như vậy, hãy cam kết sẽ hoàn thành nó ngay lúc khởi đầu ngày mới, khi bạn bước tới công sở nhé!

... và kết thúc một ngày với:
Kết thúc các dự án nhỏ

Nếu bạn đã dùng cả buổi sáng để đặt ra những ưu tiên cho mình và giải quyết các vấn đề lớn, bạn hãy cho phép mình xả hơi khi ngày làm việc sắp sửa kết thúc. Hãy dùng thời gian cuối ngày để trả lời nhanh các email, thu dọn giấy tờ hoặc giải quyết các sự vụ nho nhỏ khác.

Làm như vậy, bạn vừa không lãng phí thời gian, lại vừa tận dụng triệt để được thời gian làm việc của mình. Chắc chắn, bạn sẽ “dọn dẹp” được cả những bận bịu nho nhỏ trong đầu để ngày hôm sau chất lượng công việc còn hiệu quả nhiều hơn.

Mặc dù việc trò chuyện với các nhân viên hay đồng nghiệp về ngày làm việc đã qua là ý tưởng rất hay, nhưng đừng quá nấn ná.

Nhìn lại một ngày làm việc

Hãy lên kế hoạch vào cuối ngày làm sao để bạn có được khoảng 10 phút trước khi ra về, ngồi lại và ngẫm về những việc đã hoàn thành trong ngày, những gì bạn vẫn đang chờ đợi và những gì cần phải làm vào ngày mai.

Khi đã chuẩn bị kỹ cho kế hoạch ngày mai rồi bạn sẽ rời công sở với một tâm trạng thoải mái trong suốt buổi tối còn lại của ngày.

Ra khỏi văn phòng

Mặc dù việc trò chuyện với các nhân viên hay đồng nghiệp về ngày làm việc đã qua là ý tưởng rất hay, nhưng đừng quá nấn ná.

Theo Lynn Taylor, tác giả cuốn sách “Huấn luyện kẻ độc tài khủng khiếp tại văn phòng của bạn: Cách thức quản lý vị sếp trẻ con và thành công trong sự nghiệp”: “Ở lại phòng làm việc gì đó vì lý do không đáng sẽ hạn chế năng lượng cũng như thành công của bạn khi bạn cần nó vào ngày mai. Hãy ra khỏi công sở và trở về với cuộc sống riêng tư của bạn. Bỏ lại công việc cho nơi làm việc càng nhiều càng tốt. Làm được như vậy sẽ giúp bạn cân bằng hiệu quả giữa công việc và đời sống”.

Theo Doanh Nhân Sài Gòn/ Forbes

>> Các triệu phú quản lý thời gian của họ như thế nào